Vilkår og betingelser

1. Aftalen

1.1 Supportaftalen er en tillægsaftale til kontrakten, og løbetiden hænger således sammen med kontrakten. Aftalen gælder fra den dag hvor der er modtaget undervisning og givet adgang til systemet.

2. Kontaktinformation

2.1 IBG ProReact support kan kontaktes på telefon 70 70 79 05 eller på mail support@proreact.dk
Telefonisk support: Mandag til fredag 09.00 - 15.00

3. Driftseffektivitet

3.1 I et gennemsnit pr. år garanterer IBG ProReact en “oppe tid” på 99,5% på softwaren. Såfremt der opstår systemnedbrud på IBG systemet, og dette indrapporteres i hverdage mellem 09.00 - 15.00 påbegyndes arbejdet indenfor 2 timer. Såfremt der indrapporteres udenfor dette tidsrum, påbegyndes arbejdet den næstkommende hverdag, dog undtaget af helligdage.

4. Support

4.1. Der ydes support alle hverdage fra 09.00 - 15.00 enten telefonisk eller via e-mail. IBG ProReact opretter en sag og vejleder kunden direkte i telefonen eller via e-mail. Idet fejlen er udbedret, orienteres kunden om dette telefonisk eller via mail. Såfremt fejlen ikke skyldes leverance fra IBG ProReact, vil IBG ProReact kunne levere dokumentation til kunden for udført arbejde der ikke er indeholdt i Service- og Supportaftalen, som derefter kan opkræves efter gældende takster.
‍
4.2. IBG ProReact kan via en fjernadgang lave fejlsøgning på IBG skærmen. Denne adgang giver IBG ProReact god mulighed for at hjælpe kunden med at finde den mulige årsag til, at kunden har henvendt sig til IBG ProReact.

5. Service og drift

5.1 IBG ProReact yder drift, hosting samt opdateringer til nyeste version, almindelig vedligeholdelse og fejlrettelser. IBG ProReact varetager tillige hosting af alle data i platformen.

6. Responstider

6.1. Alle sager modtaget i IBG ProReact support, vil blive påbegyndt senest 2 arbejdsdage efter sagen er registreret.
‍
6.2. IBG tager forbehold for opstartstidspunkt i punkt 6.1, såfremt IBG ProReact har foretaget gentagne, forgæves opkald til kunden. Ligeledes tages der forbehold for overskridelse af responstid ved fejlbehæftede eller mangelfulde informationer ved indrapportering af servicesag.
‍
6.3. Er fejl forårsaget af kunden eller forhold relateret til kunden, forbeholder IBG ProReact sig ret til at fakturere for anvendt tid, kørsel og materialer.

1. Aftalen

Formålet med kontrakten er at regulere aftale vedrørende levering af den internetbaserede løsning ”IBG” (herefter "Løsningen") og tilkøbt hardware. Kontrakten omhandler også drift, vedligehold samt support af løsningen. Inkluderet i aftalen er løbende opgraderinger til nyeste version, almindelig vedligeholdelse af løsningen og fejlrettelse via nettet. IBG ProReact varetager hosting af alle data.1.1. Kontrakten består af følgende:
‍
1.1.1. Kontrakt vedr. levering og anvendelse af IBG (dette dokument)
1.1.2. Bilag 1, Ordrebekræftelse på IBG System
1.1.3. Bilag 1, Ordrebekræftelse: Drift af IBG System
1.1.4. Bilag 1, IBG Premium leverance
1.1.5. Bilag 4, Databehandleraftale
1.1.6. Bilag 5, Software SLA
1.1.7 Bilag 6, Hardware SLA

2. Løbetid og opsigelsesvarsel

2.1 Kontrakten træder i kraft, når begge parter har underskrevet nærværende kontrakt. Den er uopsigelig i 36 kalendermåneder fra driftsdato jf. bilag 6 - Hardware SLA punkt 1.1.
‍
2.2 Opsigelsesvarsel er 6 måneder til udgangen af en måned. Kontrakten kan tidligst opsiges 6 måneder før udløb jf. punkt 2.1

3. Licens

3.1. Systemet leveres som en SAAS løsning (Software As A Service), dette betyder at software og rettigheder ejes af IBG ProReact, og betalingen sker for anvendelse af den etablerede licens.
‍
3.2. Kunden tilkøber et antal licenser til oprettelse af borgerprofiler. Kunden opretter brugernavne og passwords til de borgerprofiler, der svarer til det antal licenser, der er tilkøbt. Brugernavne og passwords er personlige, og må kun anvendes af de pågældende personer. Ved fraflytning kan en ny borger overtage licensen, jf. Bilag 3 - IBG Premium leverance, Punkt 1.4.

4. Priser

4.1. Der gælder følgende overordnede retningslinjer i forhold til priserne i ordrebekræftelsen.
4.1.1 Der betales løbende licensbetaling på baggrund af antallet af borgere hos Kunden, der anvender Løsningen.
4.1.2 Der betales et engangsbeløb for de skærme, der er omfattet af Leverancen.
4.1.3 Der er indeholdt betaling for support i den løbende licensbetaling for softwaren. Såfremt Kunden har indkøbt en hardwarepakke, følger der en 60 mdr. serviceaftale på med til denne.
4.1.4 Der betales et engangsvederlag for såvel aftalte tilpasninger af Løsningen som for uddannelse.
4.1.5 Alle priser er i danske kroner ekskl. moms. I priserne er inkluderet told og øvrige gældende afgifter bortset fra moms. Ved ændring af gældende danske afgifter skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf.

4.2. IBG ProReacts vederlag, herunder timepriser, kan af IBG ProReact reguleres med op til 2% pr. 1. januar hvert år. Derudover kan IBG ProReact regulere med den procentvise ændring af det af Danmarks Statistik offentliggjorte nettoprisindeks, jf. lovbekendtgørelse nr. 76 af 3. februar 1999, beregnet fra tidspunktet for den seneste regulering eller fastsættelse af afgiften og indtil oktober måned det foregående år. Ophører beregningen af nettoprisindekset, skal regulering foretages på baggrund af et andet indeks, der svarer dertil.

4.3. Forsinkede betalinger forrentes i overensstemmelse med rentelovens regler og procentsatser. Betaler Kunden ikke skyldigt vederlag inden 10 dage efter skriftligt påkrav, er IBG ProReact endvidere berettiget til at lukke for Kundens adgang til Løsningen, indtil betaling har fundet sted og/eller efter IBG ProReact har valgt at ophæve Kontrakten uden yderligere varsel.

5. Brugsret til software

5.1. IBG ProReact er indehaver af alle rettigheder til softwaren, og hvad der i øvrigt måtte blive leveret som led i Kontrakten, herunder ophavsret, varemærkeret og alle andre immaterielle rettigheder. Kunden opnår ikke i medfør af Kontrakten nogen rettigheder til softwaren eller det i øvrigt leverede, bortset fra det af Kunden investerede hardware.

5.2. IBG ProReact giver i Kontraktens løbetid Kunden en ikke-eksklusiv og uoverdragelig brugsret til softwaren og tilhørende dokumentation. Kundens brugsret gælder for det antal bruger, og kun det brugssted under det gældende CVR nummer, der er angivet i bilag 5, Software SLA.

5.3. På Kundens begæring skal der etableres en deponeringsordning hos et anerkendt deponeringsinstitut, der giver Kunden ret til at få en kopi af kildekoden til Løsningen udleveret i tilfælde af IBG ProReacts konkurs eller anmeldelse af betalingsstandsning. IBG ProReact bærer omkostningen for etablering af denne deponeringsordning.

6. Leveringsdag

6.1. Leveringsdagen er den dag, hvor løsningen skal være endeligt leveret til og godkendt af Kunden.

6.2. Den leverede løsning er godkendt efter endt undervisning. Endt undervisning defineres som det tidspunkt, hvor holdundervisningen er gennemført. Fravær af enkelte medarbejdere til holdundervisning udsætter derfor ikke leveringstidspunktet.

6.3. Er Løsningen mangelfuld på leveringsdagen, og beror dette ikke på Kundens forhold, skal IBG ProReact inden for rimelig tid afhjælpe manglerne. Rimelig tid er uden ugrundet ophold eller forsinkelse.

7. Service- og supportaftale

7.1. Der ydes service og support i overensstemmelse med bilag 5, Software SLA samt bilag 6, Hardware SLA.

7.2. Fejl og mangler ved softwaren afhjælpes således efter de servicemål og betingelser, der fremgår af bilag 5.

8. Data og Persondata

8.1. Kunden ejer de data, Kunden selv lægger ind i løsningen.

8.2. IBG ProReact er berettiget til at indsamle og behandle statistiske data med henblik på at forbedre brugeroplevelsen for Kunden og til brug for videreudviklingen af Løsningen

8.3. Behandling af persondata sker under iagttagelse af databeskyttelsesforordningen forskrifter. Det følger heraf, at det i hovedsagen er Kunden, der er dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, der behandles i forbindelse med den brug af Løsningen, der foretages hos Kunden af Kundens medarbejdere og bruger. IBG ProReact handler alene efter instruks fra Kunden i forbindelse med behandlingen af sådanne personoplysninger og bærer intet ansvar i relation til Kundens opfyldelse af sine pligter som dataansvarlig. Som dokumentation for dette, udarbejdes en databehandler aftale mellem Kunden og IBG ProReact.

8.4. Kunden indestår således for, at databeskyttelsesforordningen krav og pligter til blandt andet dataansvarlige og EU’s forskrifter herfor er opfyldt i forbindelse med den brug af Løsningen, der sker hos Kunden.

8.5. IBG ProReact anvender en ekstern virksomhed til at foretage den tekniske drift af Løsningen. Kunden accepterer ved indgåelsen af Kontrakten, at IBG ProReact lader data, som Kunden er dataansvarlig for, behandle af denne databehandler.

8.6. IBG ProReact anvender ekstern virksomhed til håndtering af CRM - Customer Relationship Management, for blandt andet at kunne udføre support på Løsningen. Herunder lagres Kundens navn, email, telefonnummer og lokalitet. Kunden accepterer ved indgåelse af Kontrakten, at IBG ProReact lader data behandle af denne databehandler.

8.7. Kunden giver ved indgåelsen af Kontrakten IBG ProReact fuldmagt til at give databehandlerne instrukser vedrørende data, for hvilke Kunden er dataansvarlig. Databehandlerne har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. På Kundens anmodning – og mod betaling af IBG ProReacts til enhver tid gældende timetakster for sådant arbejde – foranlediger IBG ProReact, at der gives Kunden tilstrækkelige oplysninger til, at Kunden kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.

8.8. I det omfang Kunden og/eller brugerne ikke selv kan foretage dataudtræk, kan Kunden til enhver tid på et relevant it-læsbart medie begære vederlagsfrit at få udleveret en kopi af alle eller dele af de data, som Kunden, Kundens ansatte og Kundens bruger har gemt i Løsningen. Kunden kan op til 4 gange per kalenderår begære data udleveret vederlagsfrit i henhold til dette punkt.

9. Underleverandører og overdragelse af Kontrakten

9.1. IBG ProReact er berettiget til at anvende underleverandører i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten, idet IBG ProReact i så fald hæfter for underleverandøren på samme måde, som hvis IBG ProReact selv havde udført opgaven.

9.2. IBG ProReact er berettiget til at overdrage sine rettigheder og pligter i Kontrakten til tredjemand. Kunden kan kun overdrage sine rettigheder og pligter i Kontrakten til tredjemand, såfremt IBG ProReact skriftligt samtykker hertil. IBG ProReact må ikke undlade at give et sådant samtykke uden saglig grund.

10. Sikkerhed og fortrolighed

10.1. En part må ikke uden den anden parts godkendelse bruge oplysninger om den anden parts interne anliggender, som må betragtes som en forretningshemmelighed, eller bruge oplysninger, som i henhold til lovgivningen er omfattet af tavshedspligt, eller overgive sådanne oplysninger til tredjemand. 



IBG ProReact må offentliggøre samarbejdet og bruge kunden som reference efter forespørgsel.

10.2. Parterne er pligtige at pålægge personale og underleverandører, der får adgang til oplysninger omfattet af denne bestemmelse, samme tavshedspligt.

11. Ansvarsbegrænsning og Force Majeure

11.1. Parterne er ikke ansvarlige for misligholdelse af Kontrakten, skader eller tab for så vidt ansvaret kan henføres til omstændigheder, der ligger uden for parternes kontrol, herunder force majeure.I tilfælde af, at en parts underleverandør hindres af ovennævnte type begivenhed, skal dette ligeledes anses for force majeure for den pågældende part. Ansvarsfritagelsen gælder uanset, om årsagen til misligholdelsen er indtrådt før eller efter den aftalte leveringsdag. Er Kontraktens opfyldelse i det væsentlige forhindret i mere end 3 måneder på grund af ovenstående omstændigheder, kan hver af parterne uden ansvar skriftligt tilbagetræde fra Kontrakten.

11.2. Opstår der hardship, som gør IBG ProReacts opfyldelse af aftalen væsentligt mere byrdefuld, end man kunne forudse ved aftaleindgåelsen, forbeholder IBG sig retten til at regulere priser tilsvarende over for kunden eller til at udskyde leverancen tilsvarende.

11.3. IBG ProReact er ansvarlig for tingsskade, som er forårsaget af IBG ProReact eller IBG ProReacts ansattes forsømmelse. IBG ProReacts erstatningsansvar omfatter kun erstatning for direkte tab og er per skadestilfælde begrænset til højest et beløb svarende til, hvad Kunden har betalt IBG ProReact under Aftalen i de senest 6 måneder forud for skadens indtræden.

11.4. En part er, medmindre der foreligger forsæt eller grov uagtsomhed, i intet tilfælde ansvarlig for tabt fortjeneste eller andre indirekte tab, herunder den anden parts erstatningsansvar over for tredjemand eller tab af information og/eller data.

11.5. Har IBG ProReact ikke overholdt sine forpligtelser og påvirkes Kundens anvendelse af softwaren væsentligt, er Kunden berettiget til at få nedslag i vederlaget for den del af softwaren, som ikke kan anvendes. Dog ikke et større nedslag end højest et beløb svarende til, hvad Kunden har betalt IBG ProReact under Aftalen i de senest 6 måneder.

11.6. IBG ProReacts ansvar omfatter ikke fejl, som er uden betydning for Leverancens anvendelighed, og som ikke indebærer ulempe for Kunden.
‍
IBG ProReacts ansvar omfatter ikke:
‍
a) fejl forårsaget af Kunden, Kundens ansattes eller brugerne af Leverancen i forbindelse med brug af udstyr, tilbehør eller software, som ikke er godkendt af IBG ProReact, på en måde, og som påvirker Leverancens funktionalitet,
‍
b) fejl opstået som følge af, at Kunden uden IBG ProReacts samtykke har foretaget ændringer eller indgreb i Leverancen, eller som følge af Kundens forsømmelse,
‍
c) fejl forårsaget af virus eller andre udefrakommende angreb, medmindre sådanne angreb er muliggjort af IBG ProReacts forsømmelse, eller fejl forårsaget af tredjemand, som IBG ProReact ikke er ansvarlig for, herunder fejl i udstyr, tilbehør eller software, der ikke indgår i Leverancen.

12. Ændringer og tillæg

12.1. Ændringer og tillæg til Kontrakten kan kun ske ved skriftlig aftale, som er underskrevet af begge parter.

13. Misligholdelse

13.1. Såfremt en af Parterne væsentligt misligholder Kontrakten, og misligholdelsen ikke er afhjulpet senest 14 dage efter modtagelse af påkrav herom fra den ikke-misligholdende Part, er den ikke-misligholdende Part berettiget til at ophæve Kontrakten uden yderligere varsel.

13.2. I tilfælde af en Parts væsentlige misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler herom. Ophævelse kan alene ske med virkning for fremtiden ("ex nunc”).

14. Bistand ved ophør, tilbageholdsret og sletning af data

14.1. Ved aftale ophør, skal Kommunens data tilbageleveres i læsbart format uden meromkostning.

14.2. IBG ProReact er i intet tilfælde berettiget til at tilbageholde Kundens data. Udlevering heraf skal ske selvom Kunden måtte være i en påstået eller aktuel misligholdelse samt uanset art og omfang af en sådan misligholdelse.

14.3. Når data er udleveret, skal Kunden bekræfte modtagelse samt læsbarhed, hvorefter IBG ProReact er forpligtet til at slette kundens data. Senest 14 dage herefter skal IBG ProReact skriftligt bekræfte overfor Kunden, at Kundens data er slettet hos IBG ProReact og underleverandører.

15. Tvister

15.1 Tvister angående fortolkning eller anvendelse af Kontrakten skal afgøres i overensstemmelse med dansk ret ved IBG ProReacts hjemting.

16. Betalings- og leveringsbetingelser

16.1. Betalingsbetingelser:  Netto 30 dage efter modtagelse af korrekt faktura.

16.2. Leveringsbetingelser: IBG ProReact indestår for den samlede Hardware leverance.

17. Aftaleeksemplarer

17.1. Kontrakten underskrives i to ligelydende eksemplarer, hvoraf hver part modtager ét.

17.2. Kunden bekræfter ved underskrivelsen at have læst og forstået Kontrakten som helhed, herunder bilag 4-6.